使用传真机发送文件的步骤通常包括：
准备文档：
确保要发送的文档清晰、整洁，并且按顺序排列好。
打开传真机：
确保传真机已连接电源，并按下电源按钮开启设备。
放入文档：
将准备好的文档放置在传真机的进纸口，注意文档的放置方向通常需要根据传真机的型号来确定。
拨号：
使用传真机的数字键盘输入接收方的传真号码。
等待应答：
根据对方传真机的设置，可能需要等待对方的传真信号或者对方接听电话。
发送传真：
如果对方设置了自动接收，听到信号后直接按“传真”按钮开始发送；如果是人工接收，告知对方发送请求，并在对方给出信号后按“传真”按钮。
等待完成：
发送过程中保持耐心，等待传真机将内容发送完毕，并打印出接收方的确认信息。
请根据您所使用的传真机型号的具体指示进行操作，因为不同型号的传真机可能在细节上有所不同。如果在使用过程中遇到问题，可以参考传真机的用户手册或联系厂家客服寻求帮助