协查函的办理流程如下：
准备材料
需要准备相关的证据材料，如欠款合同、转账记录、借据、收据等，以证明欠款人确实存在欠款行为。
前往公安机关
携带上述材料，前往所属地公安机关办理协查函申请。
在公安机关，需要填写《协查通报书》或者《协查通报请示书》，并提供相关材料，说明情况，申请公安机关协查欠款人的行踪，以协助追回欠款。
等待公安机关处理
公安机关接受协查函申请后，会对申请进行审核，并进行相应的处理。
如果欠款人已经被警方抓获，公安机关会通知申请方协助处理案件。
建议：
在准备材料时，务必确保所有文件的真实性和完整性，以便公安机关能够顺利进行调查。
在与公安机关沟通时，保持耐心和礼貌，积极配合公安机关的工作，以便尽快取得调查结果。