学院办公室助理是一个 综合性强的岗位，主要负责学院内部的行政管理和协调工作。以下是学院办公室助理的主要职责：
接听电话和接待来访 ：礼貌接听和转接电话，热情接待来访人员，并进行来访登记。文件管理：
完成上级领导交办的各项工作任务，及时上传下达公司通知和文件，并做好文件分类登记工作。
文件处理：
负责各部门及领导的文件打印、复印工作，保管行政文书和档案材料。
保密工作：
恪守保密原则，不扩散和传播工作中的保密事项。
文件起草和拟定：
根据领导提纲负责部分文件的起草和拟定工作，处理上级文件的签收、传递、催办等。
会议组织：
负责公司会议的会场布置，通知参会人员会议时间、地点，做会议记录并整理存档。
考勤统计：
负责公司员工的考勤统计工作。
办公用品管理：
按标准定额做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作。
员工服务：
协助各部门办理员工的招聘工作，提供符合条件的员工，并协助员工办理入职、离职手续。
培训协助：
协助公司领导和各部门做好员工的入职、离职、考核、转正、调配、解聘、辞退、开除等工作。
培训组织：
根据公司安排协同各部门做好员工培训工作。
办公环境维护：
负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督。
学生事务管理：
参与学生工作，如奖学金评定、贫困生评定、评优评先等。
活动组织：
协助办公室老师组织学生活动和会议。
日常事务处理：
协助办公室老师处理日常事务，如整理资料、统计信息等。
思想建设：
抓好学院办公室的思想建设，提高办公室人员的政治素质与业务水平。
安全管理：
协助院长做好全院办公、教学、实验场所的安全保卫、清洁卫生等行政管理工作。
财务协助：
严格执行财务制度，协助院长做好财务管理工作和教职工的福利性工作。
项目支持：
协助孔子学院志愿者的宣讲、选拔、培训、日常管理等工作。
媒体运营：
负责办公室网站、官方微信公众号等媒体宣传工具的运营维护工作。
文化交流：
协助孔子学院文化交流项目的实施，包括来华团组、短期班的接待、巡演安排等工作。
综合事务处理：
协助处理与孔子学院相关的综合事务及办公室日常事务。
建议
提升技能：办公室助理需要具备良好的组织、协调和沟通能力，建议多参加相关培训和活动，提升自己的综合能力。
时间管理：由于工作琐碎且多样，建议学会合理安排时间，提高工作效率。
保密意识：严格遵守保密原则，确保公司资料和决策的安全。
积极主动：在工作中要积极主动，勇于表达自己的意见和建议，积极参与团队讨论。