出国留学时，档案的作用和重要性主要体现在以下几个方面：
个人重要信息记录：
档案记录了个人在不同阶段的重要信息，如教育背景、成绩、荣誉等，对于未来就业、继续深造或办理相关手续都具有重要意义。
国家要求：
不同国家对于留学生档案的需求不同，一些国家可能要求提供国内的教育档案作为申请的一部分或作为签证审查的一部分。
教育和职业发展：
档案对于个人的升学、考研、考博以及国内城市落户等职业发展过程都是必需的。
法律要求：
在律师从业实习、转正定级、职称申报以及办理退休领取养老金等方面，档案也是必需的凭证。
国际认可：
虽然档案在国内是用于记录个人历史资料的，但在其他国家有相应的机制来认可这些信息。不过，由于语言和存档形式的不同，国内的档案可能不会被所有国家直接接受，可能需要通过签证调查或其他方式了解申请者的资格。
档案保管：
部分学校为毕业生提供短期的档案保管服务，这可以是留学期间或留学后的一段时间内。妥善保管档案，避免丢失或损坏，对于留学后的各种手续办理非常重要。
因此，档案是出国留学过程中一个重要的组成部分，对于个人的教育和职业发展都有着不可忽视的作用。