办理留学机构需要以下步骤和材料：
准备基本资料
申请书。
与国外高等院校或其他教育机构签署的有法律效力的自费留学合作意向书或协议，以及经我驻外使领馆认证的国外签约方的法人资格证明。
机构章程。
拟开展中介服务业务的工作计划、行政区域及可行性报告。
法定代表人、主要工作人员的简历和有关证明。
核名申请
核名申请表以及核名申请书，证明可以使用某个名字提交资料。
工商注册
在工商管理部门进行企业注册，获取营业执照。
可能还需申请教育咨询或留学中介服务的特定资质，例如，在中国需要获得教育部、公安部和工商总局联合颁发的“自费出国留学中介服务机构资格认定书”。
场地证明
房产证复印件、租赁合同、场地使用证证明。
人员证明
相关人员身份证证明。
专业团队
组建一支专业团队，包括经验丰富的留学顾问、熟悉各国留学政策的专家以及高效的客服人员等。
服务流程
明确留学机构的服务内容和流程，包括留学规划、院校申请、材料准备到签证办理等一站式服务。
合同与费用
签订服务合同，明确双方的权利和义务，并按照合同约定的方式支付相应的费用。
其他
部分留学机构可能会安排面试环节，以评估申请者的综合素质和适应能力。
提供行前培训和指导，帮助申请者更好地适应留学生活。
合法资质与口碑
确保留学机构具备合法资质，查看其营业执照、教育部留学服务中心认证书等相关证件。
通过查询相关部门的官方网站或咨询相关人士，了解机构是否具备合法的留学服务资格和良好的信誉记录。
建议在选择留学机构时，仔细了解其资质、服务内容和口碑，确保选择到可靠的服务机构。