当您发现留学资料缺少时，应该采取以下步骤：
及时补充或补办
对于签证申请，如果递交材料时发现缺少某些文件，应尽快补充。通常，窗口审核后会提供一份需要补充材料的清单，您需要根据这份清单准备相应的文件。
核实和补办材料
对于学历学位认证，您需要确保所有必需的材料齐全。如果材料遗失或不全，应及时联系毕业院校或相关部门补办或出具证明文件。
成绩单：联系教务处或注册办公室，请求提供成绩单副本。
学位证书：如果丢失，联系毕业学校申请补发或提供认证副本。
准备清晰的扫描和上传
将补充好的材料进行清晰、完整的扫描，并上传至留服认证系统。
详细解释材料缺失原因
在补充材料的说明部分，详细、诚恳地解释材料缺失的原因，并提供替代材料或补充证明的有效性。
密切关注留服认证机构的反馈
在提交申请后，要密切关注留服认证机构的反馈，并按照要求提供额外的材料或说明情况。
准备面签材料
对于面签，确保所有材料齐全，并准备好应答的方式。
注意形象和态度，以积极向上的形象出现在签证官面前。
如实回答签证官的问题
在回答签证官的问题时，如实回答，不要试图敷衍或提供不真实的信息。
请确保在准备和提交材料时遵循最新的要求和流程，如果有任何疑问，可以咨询专业的教育部留学生学历认证部门或签证顾问。