当您需要与学校沟通关于留学的事宜时，以下是一些建议的步骤和注意事项：
邮件沟通
主题明确：
邮件主题要清晰明了，例如“Inquiry about Application Status”。
信息完整：
在邮件中提供您的姓名、申请ID号、申请专业名称和入学年份。
目的明确：
简洁地说明您发邮件的目的，比如询问申请状态、咨询课程安排等。
负责人员：
如果学校有专门负责某项工作的秘书或人员，可以在邮件中提及，以便他们回复。
家长出面
知会校方：
通常由家长出面知会学校高层，如校长或年级主任。
预约时间：
与班主任预约时间，说明家长有事情需要与学校讨论。
礼貌沟通：
保持礼貌，即使在国内有时学校态度可能较为强硬，但保持专业态度是必要的。
直接联系学校
官网查询：
访问学校官网，查找联系方式，如果日语水平足够，可以直接打电话咨询。
委托中介：
如果对日语水平要求较高，或者希望更省事，可以委托留学中介帮助联系学校。
注意事项
保持沟通：无论是通过邮件还是直接联系学校，保持沟通的顺畅是非常重要的。
尊重对方：无论是家长还是学生本人，在与学校沟通时都应保持尊重和专业。
保密性：在与老师讨论个人事务时，注意保护个人隐私，避免信息泄露。
以上步骤和建议可以帮助您更有效地与学校沟通关于留学的事宜。