办理留学调档函需要准备以下材料：
个人身份证件
身份证原件及复印件。
护照或港澳通行证
护照首页或港澳通行证末页（有照片页）复印件。
教育证明
国外教育机构入学证明OFFER复印件。
在读证明或学生证复印件（针对已出国且未将档案存放原处的人员）。
签证或签注
已获得前往国家（或地区）签证（签注）的复印件。
档案相关费用
720元档案管理费（三年保存期限的费用，若需存档三年以上费用可一次交清）。
授权委托书
若委托他人办理，需提供授权书。
其他辅助材料
工作单位出具的在职证明并加盖公章。
学校证明、医院诊断证明等相关证明材料。
户口本、结婚证、照片等其他辅助材料。
其他特定情况材料
对于个人办理退休手续，需提供工作年限和社保缴纳情况的证明。
办理贷款或信用卡时，需提供收入和工作稳定性的证明。
企业招聘过程中，需提供工作经历的真实性证明。
建议提前准备好所有相关材料，并确认所有文件的准确性和完整性，以确保调档过程顺畅。