保留学籍函件是指 正式获得学籍的学生因故中断学习但又不符合休学条件，经学校批准后所保留的学习资格。保留学籍以一年为限，期满后学生可向学校申请复学。在此期间，学生不享受在校生和休学待遇，也不能报考其他学校。
保留学籍的原因可能包括学生因个人原因需要暂停学习，例如身体原因、家庭原因等。保留学籍并不是对学生的处分，而是党和国家对青年学生的一种爱护和关怀政策。
要申请保留学籍，学生需要填写申请书，并由所在学院签发保留学籍审批表。学生需持申请书和两份审批表到学生处学籍科审核备案，之后会下发学籍变动通知单，学生需要按照通知单上的要求到各部门办理相关手续，完成保留学籍的手续。
学籍是记录学生在校期间情况的一系列信息，包括学号、姓名、性别、班级、学籍状态等，它相当于个人在校期间的信息档案。