留学生在填写档案时，需要根据个人情况和档案保管机构的要求来进行。以下是填写档案的基本步骤和注意事项：
档案保管机构
档案通常由学校或政府的人事部门保管，留学生在国内的档案可能由高中或大学保管。
如果档案在个人手中，需要将其转交至档案保管机构。
填写个人信息
包括个人身份识别信息、国内外教育经历信息。
确保信息的准确性和完整性。
档案转递
根据教育部留学服务中心的要求，准备相关材料，如身份证正反面、护照首页、签证页、录取通知书等。
填写在线申请表格，上传所需材料，并在线填写补充说明学生情况。
审核过程
提交申请后，教育部留学服务中心会在5个工作日内受理，并通过短信和邮件通知审核结果。
调档通知单/提档函
审核通过后，可以在线打印调档通知单/提档函，该函件有效期为90天。
根据调档通知单上的要求，将人事档案、档案转递通知单、档案目录清单等邮寄到教育部留学服务中心留学人员档案室。
特殊情况
如果留学生在初中就出国留学，需要提供在国外高中的毕业证和成绩单，以及后续学历的学历认证报告。
对于没有档案的留学生，可能需要从国外的教育机构获取相应的学历认证报告，并按照国内档案保管机构的要求进行档案的建立或转递。
请根据个人具体情况，按照上述步骤操作，并确保所有信息的准确无误。如果有任何疑问，可以咨询教育部留学服务中心或相关档案保管机构